Le nombre d’entreprises en faillite ne cesse de croitre à cause d’une absence, ou d’une mauvaise gestion de trésorerie. Trop souvent, les dirigeants des entreprises ignorent cet aspect essentiel du succès de leurs structures. Quand ils décident de piloter la trésorerie de leur société, ils s’y prennent de façon archaïque ou superficielle. Or, essayer de monter une entreprise sans penser à la gestion de trésorerie c’est comme essayer de faire avancer un véhicule qui n’a pas de pneus. Heureusement, cet article se veut instructif, il explique les bonnes pratiques pour optimiser votre trésorerie. Ainsi, vous gagnerez non seulement en temps, mais aussi en visibilité.
Quelle méthode pour gérer efficacement sa trésorerie ?
Il n’existe pas une, mais plusieurs méthodes que vous devrez adopter. Avant toute chose, il faudra être un excellent visionnaire afin d’anticiper autant que possible.
Une vision à long terme et une excellente anticipation
Le problème des entreprises aujourd’hui est la réaction tardive face à certaines situations. Il existe un proverbe célèbre qui exige de mettre l’accent sur la prévention plutôt que la guérison. Dans la gestion de trésorerie, cela est d’autant plus vrai, que ça vous empêche de vous retrouver devant des situations compliquées. En clair, il faut toujours vous projeter dans l’avenir en dressant un rapport d’encaissements et de décaissements sur une certaine période. La première chose à faire dans ce cas est de dresser un bilan des charges fixes. Ce point est essentiel pour connaitre à quel moment précis, vous pourrez avoir à faire aux problèmes.
Dans le même ordre d’idées, pensez à mettre sur pied un plan de trésorerie prévisionnel. Avec cet outil, vous avez une visibilité sur les éventuels flux de trésorerie dans un intervalle temps de pratiquement 12 mois. Il va de soi que savoir 4 mois avant que vous risquiez de manquer de liquidité vous donne tout le temps de vous préparer à trouver des solutions.
Mettre sur pied un suivi régulier du budget de trésorerie
Mettre en place un budget de trésorerie est une excellente astuce, mais il faut aller plus loin. Pensez aussi à garder un œil régulier sur le budget en question selon des intervalles de temps que vous allez vous fixer vous-même. Parmi les erreurs récurrentes des dirigeants, il y a la gestion figée de trésorerie. Il est temps de comprendre que le management du budget d’une société est appelé à évoluer, il faut donc se renouveler. Plusieurs éléments indépendants de vous peuvent vous amener à revoir votre stratégie.
Un client pourrait ne pas payer à temps, des charges imprévues et bien plus pourraient vous pousser à ajuster votre budget. Certes, ce n’est pas ce qu’il y a de puis divertissant au quotidien, néanmoins gardez un œil sur votre plan de trésorerie. Faites-vous aussi à l’idée que l’état de santé de votre trésorerie ne sera pas toujours statique. Il peut même arriver qu’un investissement élaboré longtemps à l’avance soit finalement reporté ou annulé à cause de la résolution d’un dysfonctionnement.
Former et déléguer la gestion de trésorerie
Le péché mignon des chefs d’entreprises est cette volonté louable de vouloir tout faire. Le problème n’est pas de savoir si vous avez ou non la compétence. La vérité est que votre quotidien laisse très peu de place pour gérer efficacement la trésorerie de votre structure. Cette gestion prévisionnelle ne peut pas attendre que vous ayez du temps libre. C’est pour cette raison, que vous gagnerez à choisir parmi vos employés un qui soit digne de confiance. Vous le formerez à la gestion de la trésorerie pour vous suppléer en cas d’indisponibilité. Il pourra en temps réel vous renseigner sur l’état de vos finances et vous saurez alors quelle conduite adopter.
Numériser sa gestion
Aussi étonnant que cela puisse paraitre, beaucoup d’entreprises continuent de gérer leur trésorerie sur le papier. C’est assez imprécis et le risque de perte d’information est assez élevé. Pourtant, Microsoft gratifie les entreprises avec Excel, un excellent logiciel pour suivre votre trésorerie. C’est vrai que son utilisation peut sembler complexe, mais les initiés savent que c’est un outil incontournable qui exige une excellente concentration. Si l’apprentissage d’Excel vous paraît hors de portée à cause de votre quotidien serré, vous pouvez toujours vous tourner vers un autre logiciel de gestion de trésorerie. Parmi la panoplie de logiciels existants, optez pour les meilleurs outils faciles d’utilisation et fiables.
Améliorer la gestion de sa trésorerie en optimisant les échéances de paiement
Mettez en place des stratégies efficaces pour que vous soyez payé à temps et privilégiez les paiements comptants
Recevoir des paiements avant échéance
Une entreprise doit vite se défaire des clients qui paient hors échéance ou ne paient pas du tout. Ceux-ci sont en réalité une véritable menace pour la bonne santé financière de la société. Relancer un client pour qu’il vous paie depuis plusieurs mois n’est pas un luxe que vous pouvez vous permettre sur la durée. Une structure qui a un budget limité dépend des entrées qui sont réalisées. Or, un décalage de paiement trop important pourrait mettre des trous dans vos finances. Il faut non seulement réduire les délais de paiement, mais pensez aussi à faire des factures le plus rapidement possible.
Si le client ne paie pas dans le délai imparti, relancez-le sans le braquer. Restez calme et faites-lui comprendre qu’il devra payer des pénalités. Rassurez-vous que le délai de paiement Se situe dans la fourchette allant de 30 à 60 jours. Si malgré toutes les tentatives de résolution à l’amiable, vous ne réussissez toujours pas à obtenir votre gain, vous devrez faire une mise en demeure. Faute de réaction, les poursuites judiciaires seront le dernier recours. Précisez toutes ces démarches dans vos conditions générales de vente.
Privilégiez les paiements comptants et réglez vos factures à temps
Certains prestataires veulent payer, mais ils rencontrent des difficultés à cause du mode de paiement disponible. Vous devez mettre en place des astuces pour que vos clients vous paient le plus rapidement possible. Vous pouvez décidez de récompenser les clients qui vous paient avant la date de paiement prévue, on parle alors d’escompte commerciale. Avec cette pratique, vous optimisez la gestion de votre trésorerie et vous limitez par la même occasion vos besoins en fonds de roulement.
En outre, il faut également payer vos factures rapidement, surtout si vos finances vous permettent de le faire. Par contre, si vous savez que votre budget ne vous permet pas de tout payer directement, il faudra négocier des meilleures échéances. Ne prenez pas le risque de mettre votre trésorerie en danger et assurez-vous de payer à temps.
Plus de ventes et moins de charges
Pour avoir une bonne santé financière, il faut maximiser les ventes et minimiser les charges. Toutes les dépenses ne sont pas nécessaires, il est recommandé de classer les dépenses par priorité. La bonne méthode consiste à diminuer le gaspillage et le train de vie des collaborateurs. Renégociez vos contrats si vous avez le sentiment qu’ils ne sont pas à votre avantage. Vous avez deux possibilités, demander une baisse de prix ou alors vous orienter vers la concurrence. Sélectionnez une seule personne pour la gestion de vos achats pour dresser un inventaire et numériser votre comptabilité. Vous devez également passer vos achats en ligne pour vous réapprovisionner, vous gagnez en temps et ça coûte moins.
Maintenant que vos charges sont optimisées, multipliez des stratégies pour augmenter vos ventes. Vendre plus signifie innover dans les produits et services. Catégoriser ses clients, augmenter sa présence sur les réseaux sociaux et augmenter les prix en fonction de la concurrence. Donnez la parole à vos clients pour qu’ils vous laissent leur avis, ainsi il sera plus facile de parfaire leur expérience.
Comment faire des réserves de trésorerie ?
La première chose que vous aurez à faire sera de mettre une partie de vos bénéfices de côté. Quand l’entreprise connait du succès, il est parfois difficile de réduire son train de vie afin d’économiser. Outre la mise en réserve des bénéfices obligatoire, il faut aussi consentir à mettre de l’argent à côté. Vous pourrez être victime d’un incendie, une inondation ou même d’un cambriolage. Avec des réserves de trésorerie disponibles, vous pourrez alors mieux affronter les difficultés.
Les dirigeants prévoyants ne se reposent pas sur leurs lauréats. Au contraire quand tout va bien, ils essaient de négocier une autorisation de découvert. C’est une pratique avantageuse, puisqu’elle vous permet d’être préparé en cas de découvert, l’aide se déclenche automatiquement s’il le faut. Il va de soi que négocier quand votre situation financière est stable vous permet de bénéficier des meilleures offres. Vous pourrez par exemple profiter des meilleurs taux, avec des plafonds plus intéressants pour sauver votre trésorerie.
En conclusion
La gestion de trésorerie d’une entreprise ne se fait pas de manière hasardeuse. Elle nécessite toute la rigueur du monde, sinon vos efforts ne seront pas récompensés et vous regretterez amèrement. Toutefois, si les entreprises prenaient en compte tous les conseils essentiels compilés dans ce guide, elles feraient un grand pas vers le succès. Ce sont en quelque sorte les principes de base que tout dirigeant se doit d’observer pour gérer efficacement sa trésorerie. N’oubliez pas que la gestion manuelle vous limite et constitue un frein dans le développement de votre entreprise. Il existe des programmes assez sophistiqués et pratiques pour optimiser votre gestion de trésorerie.
